第一篇：如何迎接外审

如何迎接外审

1、正确对待外审

外审有利于检查我们管理工作的不足，便于提高我们的管理水平，我们必须抱着积极的态度迎接外审。必要的准备工作还是要有，但也不要有太大的心理包袱。

我们要做的就是立足于建立和执行符合要求的体系，让认证机构有理由相信，我们实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系，能提供顾客满意的产品和服务。而且，要会用客观证据来证明有效地加以执行。

把外审看成是积极展示自己能力的机会。无论什么审核目的，迎接外审都是一次展示自己能力的机会。必须正确对待，特别要正确对待审核发现的不符合项。“不符合项”尽管不是好事，但可以变成好事。要从正面认识。因为，世界上没有最完美的东西，“不符合项”是客观存在，这次不被发现和纠正，将来可能会带来比现在更大的损失。

积极配合审核方做好审核工作。顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核方希望尽快能从现场取得充分的证据，从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则，是有效的；被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据，证明自己所建立的体系符合标准要求，执行是有

效的，如何做好这项工作，主要把握好如下各个方面：

A、明确这次审核的目的和审核的范围。管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息：

审核的目的。这次审核是年度监督审核，只要不出大的质量安全方面的问题，一般是容易通过的；当然，本着提高自己，练好内功的目的，我们应当尽量做好一些。质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件，还有和顾客签订的合同，以及适用的各种法规条例等，都是审核的准则。

审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围。

审核人员数量和分组情况。通常提前一周，会接到审核方包括以上这些方面的内容的书面通知，可以充分准备。

B、组织落实。公司层次确定陪同人员（项目部也是如此）：公司或项目部要针对认证机构每个审核员各配一名陪同人员。这个（些）人应当熟悉准则、公司机构、分工和业务，有一定的交际和表达能力。负责公司内部向上和与各有关职能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。

各个层次指定接受审核人员：根据质量手册、管理体系智能分配表的分工，和这次审核有关的单位、部门、项目部，事先指定一个接受审核的人（通常是主管、或者部门的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一个候补。万一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上时，候补的顶上。接受审核人员的任务是展示自己所负责部门符合审核准则证据，证明体系执行有效。主要是：代表单位、部门、项目部，按照审核计划，事先选择、准备好典型的证据材料，包括文件、记录、实物和现场的介绍和接待。接受审核时主动提供，作为客观证据，证明自己的体系符合性和有效性。

现场回答审核员提出的问题，补充提供客观证据。满足审核方要求。

陪同人员和接受审核人员的培训：把审核计划事先通知这些人员，做简单的培训。时间不超过1小时。如有什么问题，请他们事先提出来，培训要做培训记录。

认识上再统一一下职责分工。体系什么要素由谁负责代表公司提供证据（管理体系智能分配表所分配的部门）？那个职能部门由谁负责？这些接待人员准备提供证据汇集起来，是否能充分证明体系的符合性和有效性。

按部门职能分配沟通一下，实际上，建立体系的时候已经明确了相关内容。只是临时再强调、提醒一下，以便于与审核方沟通。同时，让大家相互知道通讯联系的方式和信息，如，办公地点、座机和手机号码等，以便到时候可以有效沟通。

C、迎接评审的思想动员。让员工知道在合适的时候，通过一定的方式，让全公司员工知道，某时间段内会接受什么审核。

2、懂得如何接待。

要求每个员工（至少接受审核时在岗位上的那些员工，包括管理和技术人员），都要认定自己的工作范围。譬如，能回答自己负责的工作，执行的文件，选择好典型的证据材料，证明自己所做工作符合标准、法规和顾客的要求，达到目标要求。事先准备好提供的证据。当审核员要求您展示证据时，可以提供哪些证据？譬如，标准、公司文件（程序、作业指导书）、记录等。

预计审核时会提出什么问题？应当如何回答。每个员工应能回答一些共性的问题。每个员工都有可能被审核到，因此，除了准备自己负责的工作范围的问题以外，还必须确定一些共同需要认知的问题（如质量方针、质量目标等）。应当根据审核目的来确定，其中譬如： ISO9001标准第5.5.2.c）要求，“确保在整个组织内提高满足顾客要求的意识”。员工要知道自己做什么工作。这个工作的要求是什么？执行什么文件？第6.2.2.d条“确保组织的人员认识到所从事活 动的相关性和重要性，以及如何为实现质量目标作出贡献”。员工应当知道自己所的工作的接受者是谁？包括外部的和内部的顾客是谁？我的工作中的关键是什么？测量什么目标？达到的情况如何？我是如何满足这些要求的。能结合工作，加以解释更好。

3、迎接审核。正常审核的第一天会举行半小时不到的首次会议。由审核方主持。公司领导、管理者代表、各个有关职能接待人和陪同人员要参加。会议出席人员职务和姓名要向对方提交的。

按照计划执行审核。每个部门由接待人负责接待。涉及其他部门需要提供的证据，通过陪同人员沟通，及时提供。

搞清楚不符合的事实。如果审核员认为有不符合项时，应当搞清楚事实是什么？依据什么准则说不符合？便于采取纠正措施。

在末次会议前沟通好如何关闭不符合报告。要把纠正措施方案，计划完成日期（最长不超过三个月），纠正措施执行后提供哪些客观证据才能关闭不符合报告，和审核员讨论一致。

利用审核机会，向外审人员学习，提高自己。

几个值得注意的问题。并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。见面笑脸相迎。当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。项目部不要给员工施加任何压力。不要制定一些和个人利益有关的政策。譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何如何，甚至加以惩罚。实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。只要不符合客观存在，将来一定会出问题，结果可能引起重大损失。应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个人，而是系统。包括由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量事故，主要原因还在系统，不在个人。至少，没有把合适的人放在合适的岗位上，是公司值得改进的地方。

不应当做专门的特殊安排。如果项目部已经建立和有效执行了质量管理体系的话，任何人来检查，除陪同人员相应满足对方要求外，其他不需要做什么特殊的“应急”准备。譬如，不要专门布置大扫除因为，您平时就这样很干净、整洁；不需要张贴什么标语，正说明没有什么特殊安排。让外审方相信，这就是他们所要看到的体系运行的真实情况。

迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在《纠正措施程序》中能让员工提出问题，或者提出合理化建议的程序等。或者，公司可以安排一些有重点的内审，针对不符合问题开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施，编制计划，按照计划执行。外审时，只要计划如期执行，外审不应当开不符合报告了。针对不符合问题，不要布置下属采取不正当手法来应付外审，更不提倡弄虚作假。如果发现准备不充分怎么办？把一个不成熟的体系展示给别人看了以后，要花十倍精力也难以挽回不良的印象。如有可能，请求延期进行审核。

对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。考虑是否能进一步提供客观证据。如果事实符合实际，只是对是否不符合看法再不统一，尊重对方，可以先在审核员的不符合报告上签名，不要争辩。事后可以向认证机构提出意见，甚至可以投诉要求他们重新判定。

不要错过学习的机会。通常外审人员比我们要有经验，我们应该利用这次机会，向他们请教。如果是认证机构，一般不会您应当如何做才能满足标准要求，但是，我们可以向他们请教如何正确理解标准要求。特别当发现不符合，采取纠正措施的方案，能详细一些好，便于关闭不符合报告。对顾客来审核，更应当利用这个机会了解顾客的需求和期望，以便满足他们要求。

4、争取一次通过检查什么叫“一次”通过 检查呢？譬如说，检查发现一些问题。不管问题多大，多少，通常审核方会和公司讨论，给出一些时间，一般认证公司会给出最长容许三个月，让被审核方做

好纠正措施，把不合格项关闭掉。通过邮寄或者去认证公司展示纠正措施有效的证据以后，就会推荐颁发证书的。如果检查发现系统性重大问题，认证公司有可能再来一次，这就不算“一次”通过了。这样，公司不但要多花钱，更重要的是名声不好。会失去客户对公司产品质量的信任。发展下去，会失去中标机会。公司没有任务，也就难以生存了。所以，审核是否能一次通过，对公司和员工都是切身利益相关的大事。

如果项目部已经建立了符合标准要求的体系，公司相信，通过这样的安排，一次通过应当没有什么问题的。

第二篇：如何推行质量管理体系及迎接外审

如何推行质量管理体系及迎接外审

201x年x月份公司刚通过了质量管理体系第二次监督审核。共开具x个不符合项，其中军品x个，民品x个。通过日常的工作和审核的结果可以反映出公司在推行质量管理里体系的过程中存在一些问题。其实，我们公司推行的质量管理体系是国际通用的“起码”型标准，它并不神秘，也不是高不可攀的，只要稍下功夫就能够掌握运用。切忌在推行质量管理提的过程中将它神秘化（不是“高标准严要求” 而是“起码的要求”）、形式化（文件一堆未执行，少数人干，多数人看）、虚假化（打打停停、全员造假运动）。

质量管理坚持以顾客为关注焦点的原则。企业依存于顾客。因此，企业应当理解顾客当前和未来的需求，满足顾客的要求并争取超越顾客的期望。领导者确立组织统一的宗旨和方向。他们应当创造并保持使员工能充分参与实现组织目标的内部环境。各级人员都是企业之本，唯有其充分参与，才能使他们为企业的利益发挥其才干。同时将活动和相关资源作为过程进行管理，可以更高效地得到期望的结果。由事后把关进行全程控制，做到精细化管理，中国决不缺少雄韬伟略的战略家,缺少的是精益求精的执行者;决不缺少各类管理制度,缺少的是对规章条款不折不扣地执行。坚持“PDCA”模式，根据顾客的要求和企业的方针，建立必要的目标和过程；依据所建立的目标进行实施；根据方针、目标和产品要求，对过程和产品进行监视和测量，并报告结果；针对不足之处采取措施，以实现持续改进的目的。

我们公司推行质量管理体系的最高目标是创建名牌产品，追求顾客满意；推行质量管理体系必须坚持“全员参与”，唯有全员参与，质量管理体系才能顺利推进，其中高层中层参与和重视是关键；推行质量管理体系必须坚持三重于原则，即内审重于外审、行动重于文件、改进重于证书。

迎接外审应该如何准备。迎接外审要做到做好现场准备、文件准备、阵前动员、宣传展示。现场准备即推行5S管理，消除灰色区域，现场准备的关键是贵在坚持，营造时时出精品，天天迎宾客的环境氛围。文件准备即部门组织机构图；部门职能分配；记录清单（主过程受控的相关证据）；程序、作业文件清单等做到有序备齐，随时展示。通过做好这些工作，我们要达到现场整洁，资料齐全，胸有成足，如数家珍，不卑不亢，从容应对的迎审状态。

现代企业在市场中的竞争不仅是资本和技术的竞争，也是品质和形象的竞争。通过建立质量管理体系，组织可以内强管理、外树形象、取得通行证、闯开大市场。因此，建立质量管理体系，正逐渐成为现代企业的普遍需求。

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第三篇：迎接北京新世纪外审安全工作汇报

迎接北京新世纪外审工作汇报材料

检查组各位领导：

首先，我代表乙烯项目部，对各位领导和专家光临我项目指导、检查工作表示热烈欢迎！下面，我代表乙烯项目部安监站向各位领导和专家汇报我项目的HSE管理工作。

项目开工以来，克服了图纸、材料、天气等不利因素，目前正处于工程土建施工、钢结构安装阶段。

项目成立以后，项目全体员工在项目部的领导下，认真学习集团公司以及本公司有关HSE的文件，贯彻落实公司HSE体系管理要求，设置了安监站，配备了安全监督体系，加强施工现场的安全监督检查。各专业公司也配备了兼职安全管理人员，把周一安全活动、班前会、施工HSE措施落实作为重点来抓。项目部重点抓施工HSE管理，通过过程管理和各项考核，调动员工尊章守纪的积极性，让职工认识到安全信誉与企业的生存密切的联系，形成抓本质安全管理重企业效益的良好氛围。项目成立至今已实现三百六万安全人工时未发生人身伤害事故，确保了安全生产“六个为零”的目标。

现对项目的HSE工作简单总结以下：

1、项目部牢固树立安全第一，预防为主，安全为天，质量为魂的主导思想。项目成立后完成了项目HSE策划，编制了《项目管理手册》，制定了《项目HSE实施计划》，同业主HSE管理部顺利对接。

2、从根源上抓“人、机、物、环”管理，我项目具体做了以下几方面工作。

1)为实现本质安全，从技术方案的源头抓起。施工技术方案注重科

学性、严谨性和施工HSE措施的完整性。根据每一个具体的施工方案，项目部及专业公司都针对施工中的危险源进行辩识和JHA风险评估，制定相应的的安全措施，并通过方案交底、现场交底等方式逐一将措施进行落实。

2)抓本质安全就要舍得人、财、物等资源的投入。施工中任何的麻痹都将造成重大损失。施工用电、施工机具、高处作业等也是整个施工过程影响安全生产的主要危险源。项目部事先精心策划，不惜重金先后购买、更换电源箱二十多个，各种电缆1000米，灭火器50台，其它安全投入：架设、临边措施等，为职工创造了一个良好的安全环境。

3)HSE教育。凡进入项目的员工必须接受总包和项目安监站的教育和培训，安监站安排专人办理员工进厂证，到目前以有3200人/次办证，从安全教育和培训入手，逐步提高全体施工作业人员的安全意识。各专业公司组织职工进行安全教育，深刻吸取事故教训，将我公司今年发生的安全事故传达到全体职工，举一反三，认真检查本单位在以往的事故处理中是否存在责任不清、大事化小、小事化了，只追究直接责任而忽视管理责任的现象，严格执行事故“四不放过”的原则。教育职工在工作中认真执行安全操作规程，履行安全职责，班组认真执行班前讲话和周一安全活动并认真做好记录。兼职安全员认真负责，配合项目安监站做好施工现场的安全监督管理工作。通过教育和培训使员工增长了安全知识，认识到安全工作的重要性，为安全生产奠定了基础。

4)加强施工现场安全监督力量。业主要求1/50配备专职安全人员，我项目安监站在施工的高峰期配备了91名专兼职安全管理人员。对施工

现场全方位、全天候实施监督，为确保“百日会战”安全生产奠定了坚实基础。

5)落实全员安全生产责任。秉着“管生产必须管安全”的原则，项目部主管领导和各部门负责人以及各专业公司的负责人是安全生产的主要责任人，明确了主要和安全职责，时刻树立安全第一，预防为主的思想，杜绝施工三违“违章作业、违章指挥、违反劳动纪律”始终如一的为作业人员创造一个安全的工作环境。作业层负责人清楚本工程的危险源，监护人监护到位，施工人员严格按措施施工。安全员严格按公司HSE体系中有关规章制度管理。安监站认真履行岗位职责，把检查到的主要问题及时下隐患整改通知书，不能解决的危险性比较高的问题及时报上级主管部门解决，重大问题通过生产调度会或HSE专题会形式协调解决，把隐患消灭在萌芽之中。

6)施工科学管理。项目部对每项工程都做周密的策划和部署，运用系统软件进行科学的管理。主要通过加大预制深度，消除HSE风险源，采取多层临边防护完善施工安全措施。根据施工HSE措施制定相应的应急预案，重点：高处坠落、物体打击、雨季防触电、机械伤害、重大吊装、射线作业等。

7)切实关心职工身体健康。进入七月份为做好防暑降温工作，项目部为确保施工现场职工不发生一起中暑现象，除保证施工现场员工配发了饮料和防暑降温药品发放到一线作业班组，为确保职工身体健康，项目部和各专业公司还设置了小药箱。

3、加强HSE安全管理，加大施工现场安全监督力度

1）项目部安监站每天深入现场进行日常巡检；检查施工HSE措施落实是否到位，检查隐患和隐患整改落实，截止到目前为止，安监站共检查出各类安全隐患及问题360个，下发隐患整改通知单15份，对检查出的问题分析原因，分清责任，定整改责任人和整改时间，基本做到了闭合管理。此外，安监站还积极配合业主、监理、总包组织的安全监督检查，每周一项目组织联合安全检查，对检查出的安全隐患问题组织进行整改，使施工现场的安全始终处于可控状态，有效地保证了项目各项施工生产的顺利进行。

2）项目部制定领导参加班组安全活动计划，安排作业班组学习资料，指导班组安全工作，纠正班组HSE不符合项。其中电仪公司、中阔公司的班组活动规范整齐，受到了项目部安监站的表扬。

3）加强直接作业环节监管，如：裂解炉安装项目购买了防坠器直接用于作业人员的保护；严格按照起重规范吊装确保了千吨吊装平稳顺利完成。

3、举一反三吸取事故教训

利用周一安全会时间项目部各部、室及各专业公司负责人参加了讨论。针对安全事故会给企业造成什么影响、如何避免安全事故、安全与投入的关系等三个方面展开项目部、专业公司、分包单位三个层次的大讨论，就如何加强HSE管理提出具体要求和安排：对施工现场和宿舍分四个内容进行了安全检查，1）HSE管理组织机构的组建和安全责任制的落实情况。

2）安全施工承诺的签定情况。

3）劳保用品的发放和使用情况。

4）各项施工措施的落实、临边防护、现场文明施工、安全用电和机具的操作维护情况。对检查出的问题进行了整改。

在今年的9月份收到了《关于开展安全环保大检查的通知》和《关于做好国庆节期间安全生产工作的通知》，项目安监站马上组织将文件下发到各个专业公司和各个分包单位，要求组织学习，贯彻落实做好自检自查工作对照目前的施工现状，举一反三，敲响警钟。安监站在9月27日对整个施工现场进行了安全检查，对现场的安全状况进行了确认，有效地保证了十一期间施工安全、平稳地进行。

4、深入开展系列安全教育活动。

1）六月份项目部购置了以“突出责任，强化监督，治理隐患，防范事故”为主题的宣传画和标语横幅、彩旗设置到施工现场，广泛开张安全宣传教育，大力营造“遵章守法、关爱生命”的现场安全施工氛围，传播“安全第一”的理念；在施工现场的明显地段设置了安全警示牌，提高现场作业人员的安全意识。

2）深入开展安全生产“周”月活动，以事例直观HSE知识教育，通过活动每个职工熟知突发事件应急程序，增长安全知识，收到良好的效果。

5、加强风险和危险源的识别，我公司项目部承揽的工程时间紧、任务重、作业条件复杂，安全形式严峻，因此，项目各职能部门认真开展作业前的HSE策划工作，提前投入所需的人、财、物，同时，各专业公司在施工前要积极与安全人员一起开展风险和危险源识别，认真防范作业过程中潜在的危险源，提前

采取预防措施，在施工过程中，施工人员严格遵守各项管理制度，杜绝了安全事故的发生。

6、完善安全管理制度

项目部根据实际情况制定了《HSE策划》、《2008HSE目标和实施计划》、《项目部HSE奖惩管理规定》、《项目紧急事件应急预案》、《项目防汛防台应急预案》。定期组织安全员会议，参加班组周一安全活动，每天进行现场安全巡查。每周参加总包组织的联合检查，对检查出的安全隐患问题及时安排进行整改，全员落实安全生产责任制，一岗一责制，细化过程HSE管理。严格执行《安全管理制度》，严格施工HSE监督检查和考核制度，重奖遵章守纪，严惩“三违”现象。安监站建立违章违纪档案，对于一次违章者立即收证并记录在案，由安监站进行教育合格后发放胸卡。第二次违章按项目安全管理规定进行经济处罚并对其进行专门教育，所有被甲方及业主发现的违章按双倍的罚款进行处罚，第三次违章立即清出项目并上报各主管部门。

7、积极配合业主的计划安排，落实安全措施

根据业主百日会战工程计划，重点抓好高处作业、大型吊装、交叉作业、施工用电等重大危险源安全措施的落实，关键施工区必须有专人负责管理。加强夜间施工HSE管理，做到有施工必须有监护人，施工区域安装充分的照明，进可能的减少夜间高处作业和交叉作业，为职工创造一个良好的安全环境。

8、真做好自查自改工作；

项目部在9月底和10月初组织了迎检安全大检查，加大对“三违”

和安全通病及隐患的整改治理力度。认真组织开展安全检查，排除事故隐患。按照公司文件要求开展安全检查，由项目领导带队，重点检查了现场吊装作业、施工用电、消防保卫、交通运输、防火等，检查出的10项问题进行了整改。对主要施工单位按照现场施工评分表进行了打分，实现了量化考核。

加强教育宣传工作。宣传集团公司安全生产禁令:将“十大”禁令作为周一学习材料下发学习，使十大禁令深入人心，时时刻刻提醒作业人员要按照操作规程进行操作。下发了《施工现场临时用电安全技术规范》JGJ46-202_规范现场的施工用电行为。

以上是对我项目HSE工作情况的汇报，请各位领导及专家多提宝贵意见，今后我们还要继续努力，不断加强管理，进一步取得更好的成绩。

第四篇：9011如何准备好迎接外审

如何迎接外审

前言

本文介绍如何做好迎接外审的准备工作。仅供参考。如有不对，请指正。正确对待外审

1.1 每次审核都是有目的的。譬如，接受第三方审核，通过认证，获得证书；接受第二方（顾客）

审核，希望成为他们的供方，或者其他什么目的。准备工作必须围绕这个目的进行。

1.2 立足于建立和执行符合要求的体系。通过认证、获得顾客认可的前提是，实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系，能提供顾客满意的产品和服务。而且，要会用客观证据来证明有效地加以执行。

1.3 积极展示自己能力。无论什么审核目的，迎接外审都是一次展示自己能力的机会。必须正确对

待，特别要正确对待审核发现的不符合项。这不是好事，但可以变成好事。要从正面认识。因为，不符合客观存在，这次不被发现和纠正，将来总会带来比现在更大的损失。

1.4 积极配合审核方做好审核工作。顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。审核是为获得

审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核方希望尽快能从现场取得充分的证据，从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则，是有效的；被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据，证明自己所建立的体系符合标准要求，执行是有效的如何做好这项工作，主要把握好如下各个方面：明确这次审核的目的和审核的范围

管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息：

2.1

2.2 审核的目的。这次审核是认证，还是第二方审核，或者其他什么目的。审核的判别准则。不同审核目的应当用不同的审核准则。通常是质量管理体系标准、自己的手

册、程序和其他体系文件和产品文件，还有和顾客签订的合同，以及适用的各种法规条例等，都是审核的准则。但是，不同审核目的，侧重是不同的。譬如第二方审核比较侧重于与他们产品有关的要求。第三方审核侧重于过程和顾客的要求。

2.3

2.4 审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围。审核人员数量和分组情况。

通常提前一周，会接到审核方包括以上这些方面的内容的书面通知，可以充分准备。3 组织落实

3.1 公司层次确定陪同人员

公司要针对认证机构（顾客方）每个审核员各配一名陪同人员。这个（些）人应当熟悉准则、公司机构、分工和业务，有一定的交际和表达能力。负责公司内部向上和与各有关职能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。

3.2

各个层次指定接受审核人员-1-

根据质量手册矩阵图的分工，和这次审核有关的单位、部门、小组，事先指定一个接受审核的人（通常是主管、或者部门的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一个候补。万一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上时，候补的顶上。接受审核人员的任务是展示自己所负责部门符合审核准则证据，证明体系执行有效。主要是：

3.2.1 代表单位、部门、小组，按照审核计划，事先选择、准备好典型的证据材料，包括文件、记录、实物和现场的介绍和接待。接受审核时主动提供，作为客观证据，证明自己的体系符合性和有效性。

3.2.2 现场回答审核员提出的问题，补充提供客观证据。满足审核方要求。

3.3 陪同人员和接受审核人员的培训

3.3.1 把审核计划事先通知这些人员，做简单的培训。时间不超过1小时。如有什么问题，请他

们事先提出来，培训要做培训记录。

3.3.2 认识上再统一一下职责分工。体系什么要素由谁负责代表公司提供证据（矩阵表中行和列

交叉点中负责部门）？那个职能部门由谁负责？这些接待人员准备提供证据汇集起来，是否能充分证明体系的符合性和有效性。

3.3.3 沟通一下，实际上，建立体系的时候已经明确了3.3.2条内容。只是临时再强调、提醒一

下，达到沟通的目的。同时，让大家相互知道通讯联系的方式和信息，如，办公地点、座机和手机号码等，以便到时候可以有效沟通。迎接评审的思想动员

4.1 让员工知道

在合适的时候，通过一定的方式，让全公司员工知道，某时间段内会接受什么审核。

4.2 懂得如何接待

4.2.1 要求每个员工（至少接受审核时在岗位上的那些员工，包括管理和技术人员），都要认定

自己的工作范围。准备好，第3.2条的内容。譬如，能回答自己负责的工作，执行的文

件，选择好典型的证据材料，证明自己所做工作符合标准、法规和顾客的要求，达到目标要求。事先准备好提供的证据。当审核员要求您展示证据时，可以提供哪些证据？譬如，标准、公司文件（程序、作业指导书）、记录等。

4.2.2 预计审核时会提出什么问题？应当如何回答。

4.3 每个员工应能回答一些共性的问题

每个员工都有可能被审核到，因此，除了准备自己负责的工作范围的问题以外，还必须确定一些共同需要认知的问题。应当根据审核目的来确定，其中譬如：

4.3.1 ISO9001标准第5.5.2.c）要求，“确保整个组织满足顾客要求意识的提高”。员工要知

道自己做什么工作。这个工作的要求是什么？执行什么文件？

4.3.2 第6.2.2.d）条，“确保员工认识到，他们工作的重要性和相互关系，以及他们是如何为

了实现公司质量目标而做贡献的。”员工应当知道自己所的工作的接受者是谁？包括外部的和内部的顾客是谁？我的工作中的关键是什么？测量什么目标？达到的情况如何？我是如何满足这些要求的。

4.3.3 如果是TS16949的话，员工还要结合自己工作懂得一些统计技术的基本概念。譬如，什

么是变差、引起变差的普通原因、特殊原因，什么叫过度干涉、控制不足等。能结合工

作，加以解释更好。迎接审核

5.1 首次会议。正常审核的第一天，会举行半小时不到的首次会议。由审核方主持。公司领导、管

理者代表、各个有关职能接待人和陪同人员要参加。会议出席人员职务和姓名要向对方提交的。

5.2 按照计划执行审核。每个部门由接待人负责接待。涉及其他部门需要提供的证据，通过陪同人

员沟通，及时提供。

5.3 搞清楚不符合的事实。如果审核员认为有不符合项时，应当搞清楚事实是什么？依据什么准则

说不符合？便于采取纠正措施。

5.4 在末次会议前沟通好如何关闭不符合报告。要把纠正措施方案，计划完成日期（最长不超过

三个月），纠正措施执行后提供哪些客观证据才能关闭不符合报告，和审核员讨论一致。

5.5利用审核机会，向外审人员学习，提高自己。几个具体问题

6.1 并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。接受审核

时，每个人就在本岗位上正常工作。见面笑脸相迎。当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。

6.2 建议公司领导不要给员工施加任何压力。不要制定一些和个人利益有关的政策。譬如，谁吃

到一个不符合报告，会如何，如何，甚至加以惩罚。实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。只要不符合客观存在，将来一定会出问题，结果可能引起重大损失。应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个人，而是系统。包括由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量事故，主要原因还在系统，不在个人。至少，没有把合适的人放在合适的岗位上，是公司值得改进的地方。

6.3 不应当做专门的特殊安排。如果您已经建立和有效执行了质量管理体系的话，任何人来检查，除陪同人员和相应满足对方要求外，其他不需要做什么特殊的“应急”准备。譬如，不要专门布臵大扫除，因为，您平时就这样很干净、整洁；不需要张贴什么标语，正说明没有什么特殊安排。让顾客、认证方相信，这就是他们所要看到的体系运行的真实情况。

6.4 迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在《纠正措施程

序》中能让员工提出问题，或者提出合理化建议的程序等。或者，公司可以安排一些有重点的内审，针对不符合问题开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施，编制计划，按照计划执行。外审时，只要计划如期执行，外审不应当开不符合报告了。针对不符合问题，不要布臵下

属采取不正当手法来应付外审，更不提倡弄虚作假。领导这样做，暗示下属，也可以对您这样做，结果往往自己害自己。

6.5 如果发现准备不充分怎么办？把一个不成熟的体系展示给别人看了以后，要花十倍精力也难以

挽回不良的印象。如有可能，请求延期进行审核。

6.6 对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。考虑是否能进一步提供客观证据。如果事

实符合实际，只是对是否不符合看法再不统一，尊重对方，可以先在审核员的不符合报告上签名，不要争辩。事后可以向认证机构提出意见，甚至可以投诉，要求他们重新判定。

6.7 不要错过学习的机会。通常外审人员比我们要有经验，我们应该利用这次机会，向他们请教。

如果是认证机构，一般不会 您应当如何做才能满足标准要求，但是，我们可以向他们请教如何正确理解标准要求。特别当发现不符合，采取纠正措施的方案，能详细一些好，便于关闭不符合报告。对顾客来审核，更应当利用这个机会了解顾客的需求和期望，以便满足他们要求。7 争取一次通过检查

什么叫“一次”通过 检查呢？譬如说，检查发现一些问题。不管问题多大，多少，通常审核方会和公司讨论，给出一些时间，一般认证公司会给出最长容许三个月，让被审核方做好纠正措施，把不合格项关闭掉。通过邮寄或者去认证公司展示纠正措施有效的证据以后，就会推荐颁发证书的。

如果检查发现系统性重大问题，认证公司有可能再来一次，这就不算“一次”通过了。这样，公司不但要多花钱，更重要的是名声不好。会失去客户对公司产品质量的信任。发展下去，定单会转给其他公司做了。公司没有客户，也就难以生存了。所以，审核是否能一次通过，对公司和员工都是切身利益相关的大事。

如果您们已经建立了符合标准要求的体系，我相信，通过这样的安排，一次通过应当没有什么问题的。预祝您们成功。

以上意见，供参考。如有不对，请指正。

第五篇：关于做好迎接ISO外审的通知

关于做好迎接ISO9001：202_质量管理体系

现场复评审核的通知

公司各有关部门、车间：

现通知，202_年6月24日～25日法国标准协会（AFNOR）中国分公司将委派评审组对我公司的ISO9001：202_质量管理体系进行一次全面的现场复评审核。

为了顺利完成本次的现场复评审核工作，进一步提高我公司的管理水平，请各部门、车间做好准备，具体要求如下：

1、各部门在审核前要认真准备相关资料，确保资料齐全，相关文

件处于有效版本。同时对工作的薄弱环节做好应对，并做好与相关部门的沟通工作。

2、受审核的相关工作人员必须处于在岗状态，以便接受审核员询

问，并提供相关的工作记录。

3、为维护公司形象，各部门注意保持工作环境的清洁、卫生。

202_年6月18日