第一篇：《文书与档案》教材精华（小编推荐）

考试大纲要求及内容

考试内容：

1、文书工作的含义、组织、性质、特点、原则、作用和任务。

2、公务文书、档案、全宗、全宗的补充形式、人物全宗、声像档案、电子公文的概念。

3、档案工作的内容、性质及基本原则，归档单位的条件，归档文件价值鉴定的标准。

4、《归档文件整理规则》的特点

基本技能：

1、公务文书行文制度的运用

2、公务文书体式的运用

3、收文发文的处理程序

4、档案提供利用服务的方式及途径

5、归档文件价值鉴定原则的运用

6、归档文件整理

7、档案登记和统计

8、声像档案的管理

9、区分文件归档范围10、11、12、13、划分档案保管期限

电子公文的手机、管理、利用与归档 纸质档案数字化技术的运用 库房管理

综合运用：

文书处理与档案管理

《文书与档案》精华

第一章 文书与文书工作概述 第一节 文书概述

1、文书

人们在社会实践活动中为了记载、凭证、传递和公布信息等的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。简单而言，是以文字形式处理各种事物的工具。

2、公务文书

是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、联系工作、处理公务的文字依据，是国家管理政务的一种工具。

3、怎样理解公务文书的概念/

A、公务文书是各类机关与组织在工作活动中普遍使用的一种工具。

B、公务文书是一种记录和传递信息的书面文字。

C、公务文书是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

D、公务文书是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

4、公务文书的特点? 公务文书由法定的作者制成和发布；有法定的权威性和时效性；有特定的体式和语言特点；有一定的办理程序和明确的阅读范围。

第二节 公务文书的种类和体式

一、分法多种，实际中常常分为三种：

1、通用公文：指各级各类机关团体等组织处理公务时普遍使用的公文文种类。同应用文写作中的公文种类，即13种文体。其中又可以分为三种。

下行文：命令，决定、指示、批复、通报 上行文：请示、报告、议案 公告用：公告、通告 下行文、平行文：通知 上行文、平行文、下行文：函 上行文、下行文：会议纪要

2、事务文书：指通用公文以外的机关、团体经常使用的一般性公务文书。包括计划、总结、调查报告、简报、章程、办法、细则、守则、大事记。

3、专用文书：指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要专门使用的公务文书。包括经济文书、司法文书、教育文书、军事文书和外交文书。

二、公务文书的体式

体式也称公文的格式。公文体式的内容包括：发文机关、秘密等级、紧急程度（急件、特急和限时送达）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等。

具体体式可以参考《应用文写作》P19页。

第三节 文书工作

一、文书工作的含义

是通过互相衔接的一系列程序，完成拟制、处理和管理文件的工作。

二、文书工作的任务

概述为：围绕党的总任务、总目标，做好“三服务”（即为上级机关服务，为同级和下级机关服务），搞好文书工作“四化”建设（制度化、规范化、科学化和现代化），科学、高校地承担文书的形成、处理和管理工作，为有效的进行机关工作，促进两个文明建设服务。

具体任务包括收文、发文、文书整理、文书清退、文书保管和归档等几个重要的工作。

三、文书工作的基本原则和要求

1、实行集中统一管理，贯彻党政分开的原则；

2、准确、周密，确保质量，避免差错；

3、及时、迅速，发对拖延，积压和迂缓；

4、精简、求实，发对官僚主义和文牍主义；

5、保守党和国家机密。

四、文书工作的组织形式

1、集中形式：指将文书工作中除文件承办外的其他环节的工作，都集中由文书部门办理。

2、分散形式：指将机关的文书工作分别交由文书部门和各业务部门承担。

六、行文制度 包括：行文条件、行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等。

七、什么情况下可以越级行文？

1、发生特殊紧急情况逐级上报会延误时机造成损失；

2、多次请示上级没能得到解决的问题

3、指数上下级之间有争议无法解决的

4、上级机关交办的并指定直接上报的事项

5、对直属上级进行检举揭发的

6、询问与联系个别的、必要的具体问题。

第二章

文书处理

第一节

文书处理概述

一、文书处理概念

机关、企事业单位、人民团体完成公文的撰制、运转、办理和保管过程中的全部工作。（是文书部门最基本也是工作量最大的一项工作。）

二、文书处理的内容

按性质分为：撰制、运转、办理和保管四个阶段。按形式分为：收文和发文处理两个阶段。

第二季

发文处理程序

1、程序

包括：拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发。

2、拟写公文的基本要求？

要全面正确的理解发文意图；要符合公文格式和有关规定；要注重行文的角度，用语和口气适合行文关系；讲究语言，符合公文风格。

3、审核任务？

主要做好“五查”工作：是否符合方针政策，是否体现发文意图，贯彻措施是否切实可行，文种、格式、标注是否准确，文字表述是否规范。

4、为什么说签发是公文形成的关键？

签发指机关领导人对文稿签署可否制发的意见，即对所呈文稿进行核准与认可，是文件形成的关键环节。它是机关领导人和部门负责人直接参与掌握的一个文书处理环节，是领导人行使职权的表现。一经签发，文稿即成文稿，就可据此制发正式文件，因此签发工作应慎之又慎。

5、作为一名文书人员在缮印时应遵守那些规定和要求？

缮印的基本原则：缮印人员不得擅自改稿；要以领导指定的印数为依据，不多印或少印；严格保守规则；不得自行处理原稿。

基本要求：字体字号要适当；排版要规范整洁；用纸要规范，文面要整洁美观，装订整齐牢固；页面要清晰整洁。

6、校对方法包括唱校法和比较法。

7、校对的程序一般实行“三校付印”，即每份文件校对三次以上，确保无误后方可正式交付印刷。

8、在文件材料上要加盖机关印章，带有个人照片的介绍信、证明材料及有关证件雷文书还需在照片上加盖特定钢印。

以机关领导人名义发出的公文落款处署领导人职务及姓名，一般不必盖印，需要盖印的一般加盖机关印章。

用印的要求和方法：用印位置在落款及成文日期处，要求上压正文，下要骑年压月。按规定除会议纪要外，凡正式公文都必须盖印。

第三节

收文处理程序

1、收文概念包括连个方面：所有外机关传递给本机关的公文；将外机关发来的文件收进并完成收文处理。

2、收文处理包括收进文件和对收进文件的处理两个阶段。

具体包括一下环节：签收、登记、分送与传阅、拟办、批办、承办、催办与查办、注办、归卷。

3、签收范围：发文机关要求收文机关执行签字验收手续的重要文件，如机要件、挂号件和电报、专人送递的文件和附有外回执单的文件都需签收。一般的函件不必签收。

4、签收过程：清点，检查和签字。

5、收文登记是收进文件的总目录，是文件存在的标志。

登记的方式包括一簿式登记法和分类登记法。

6、传阅的对象是机关领导人或部门负责人，传阅的组织者就是文书工作人员。

7、拟办指文书部门或承办部门的有关人员对收文如何具体办理提出初步意见，供机关领导批办时参考。

8、批办指机关领导和部门负责人对文件如何处理提出批示意见，签批在收文处理单的批办栏。

9、承办指对需要贯彻落实及需要给予答复的文件进行具体的办理。是文书处理的核心和关键环节。

10、催办指对公文办理的情况进行催促和询问，使公文能得到及时处理，以防文件积压和延误工作。（由文书人员负责。催办工作重点是对内催办。）

11、查办指对承办的实际情况进行检查。

内容：重点是了解、掌握各承办机关、承办人在承办过程中是否贯彻落实了党和国家的方针政策，是否执行了上级的决议指示精神。

方法：发公函，打电话和实际走访。

11、注办指对文件的承办情况和处理结果进行记载与说明，是收文处理完毕的标志。

12、归卷指将处理完毕的文件按要求分门别类地进行暂时性保管，以准备年终的立卷归档。

第四节

特殊文件的处理

一、信访文件

1、信访定义：指人民群众通过写信、访问的形式，想党和政府的各级领导机关反映个人或机体意愿的一种社会政治交往活动。

2、信访文书：是在处理这类活动时形成的各种文字记录。包括两部分：一是人民群众的来信和来访形成的记录，二是受理机关处理来信来访形成的各种文件材料。

3、信访文书处理的要求是什么？

1、实行“分级负责，归口办理”。

2、做到有信必回，有访必接，有问必答。

3、要注重调查研究，坚持实事求是。

4、信访文书的处理是按什么步骤和方法进行的？

接待或拆封；登记（基本情况登记和处理结果登记）；呈批与转办；立案查处；催办与查办；答复；归卷、立卷、归档。

二、会议文件的处理

1、会议文书处理方法和要求是什么？

会议文书由文书部门负责处理；会议文书要求单独立卷；对于召开会议的机关与单位而言，围绕会议形成的所有文件材料都要立卷；会议重要文件属于永久保留范畴；会议文书的立卷方法与其他公务文书立卷方法完全一致。

第三章

文书立卷与归档

一、文书立卷

指文书部门（或业务部门）将已经办理完毕的、具有查考价值的文件材料，按照它们在形成处理过程中的规律和特征组合成案卷。

立卷的成果是编立案卷。

凡是本机关在工作活动中形成和使用的、已经办理完毕、具有查考价值的各种文件材料都需立卷。

文书立卷的重点是反映本机关职能活动和基本历史面貌的文件材料。

对不需立卷的文件材料，不可随便处置。一般文件材料经主管领导批准后，可以销毁；有密级的文件材料，应在销毁前进行登记，并由二人监销。

值得注意的是，根据我国党政档案集中统一管理的要求，各单位具有长远价值的档案将按规定想档案馆移交。

二、文书立卷的要求是什么？

基本要求是；遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同的价值，反映本机关主要职能活动的历史面貌，便于保管和利用。

三、文书立卷的方法是什么？

一般采用两种方法：六个特征立卷法和“四分四注意”立卷法。前者指运用从文件的组成结构中概括出来的文件所共有的责任者、问题、名称、时间、通讯者和地区等六个方面的特征来立卷的方法。后者指分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意本级和上下级、同级文件间的密切联系；分问题，注意处理好不宜按问题组卷的文件；分保存价值，注意立足本机关和维护问题的完整性。

四、文书立卷的步骤

1、立卷类目的确定

2、平时归卷

3、组卷

4、编目定卷

五、归档有什么要求？

1、应归档的文件材料齐全、完整

2、文件和电报等材料按其内容的联系，合并整理立卷

3、归档的文件材料，应保护它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管利用

4.所有归档的案卷比寻有完整的移交目录，一式三份。

第四章

档案和档案工作概述

一、档案

1、档案的概念

是国家机关社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图标、音像及其他各种形式的历史记录。简单地说，档案是原始的历史记录。

2、文件转化为档案有什么条件？

办理完毕的文件才能成为档案；对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、几种保存起来的文件。这是档案定义的最基本含义。

3、档案的载体

我国有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石等，又有以纸张为主的书写材料，还有近代开始产生和推广的照片、影片、磁带、磁盘和光盘等载体。在国外还有纸草、泥板、羊皮纸等载体。

4、档案的主要特点和本质属性

档案以兼具原始性和记录性二者于一体的。其一般属性指档案具有社会性、价值性、知识性、信息性、信息和载体的不可分割性。

5、文书档案定义

也叫政务档案、党政档案或普通档案，是机关、团体、企事业单位在政治生活和行政事务等方面活动中形成的档案。是我国全部档案的基本组成部分，也是我国各级综合档案馆的核心内容。

6、科技档案的特点是什么？

专业性；种类和类型的多样性；成套性；现实性。

7、名称解释

基本建设档案：指形成于各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中的科技档案。

工业技术档案：指工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。

艺术档案：指有关单位及个人在艺术生产、艺术创作及艺术演出活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音响等形式的艺术材料。

国家档案全宗：又称国家全部档案，指归国家所有、由国家统一管理的对国家和社会具有经济、政治；、科学、文化或历史价值的一切档案财富的总和。

8、档案有什么价值？

凭证价值；情报价值。

二、档案工作

1、档案工作的内容

档案收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、利用、统计等、2、档案工作的性质

管理性：专门管理各部门形成的历史文件的一项独立的、专业性的活动。服务性：主要目的是为了适应社会各方面的档案利用需要，为社会各项工作提供信息资源。

政治性：体现一定的阶级关系和接济利益，为一定阶级、政党的路线、方针、政策服务。

3、档案工作的基本原则

档案工作实行同一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

（便于社会各方面的利用是档案工作的出发点、落脚点。）

4、档案管理活动的过程分为档案室前期管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段。

档案馆是档案的最终归宿。

档案室既是机关内的职能机构，又是国家档案工作的基层组织，既是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，又是整个国家档案事业的基础。

第五章

档案业务工作 档案业务工作包括那些工作?

收集工作、整理工作、价值鉴定工作、保管与保护工作、统计工作和开发利用共。

一、档案收集工作

1、档案收集工作定义

指按照党和国家的有关规定，通过例行的接受归档制度和专门的征集办法，把分散在各机关、单位、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。

2、收集工作的要求

保证收集的档案完整齐全；加强馆外的调查研究；保证入馆档案的标准化；保证全宗和全宗群的不可分散性；保存各全宗之间的相互关系。

二、档案整理工作

1、全宗的定义

是一个独立的居官、组织或著名人物在社会活动中形成的档案整体。其含义包括三个方面：是一个有机整体；是在一定历史活动中形成的；是以一定的社会单位为基础构成的。

2、立档单位定义

形成全宗的机关、组织或个人称为全宗构成者。

3、构成立档单位的条件是什么？

工作上，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文； 组织上，有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权； 财务上，有独立的预算和决算，有单独管理财务的机构或人员。

4、人物全宗定义

是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。

5、全宗的补偿形式的定义

在档案整理过程中，有时会遇到一些单位的档案难以按全宗区分，或难以按全宗保管等特殊情况，这时候可根据全宗原则采取一些变通形式作为补充

6、全宗是组成档案馆档案的基本单位，案卷则是全宗的基本单位。

7、档案整理工作的一般程序?

熟悉立档单位和全宗单位的有关情况，确定档案整理工作计划、任务和目标； 制定档案整理工作方案，尤其是切实可行的档案分类方案；区分全宗；对全宗内档案进行分类；对类呃逆文件立卷；案卷排列；编制案卷目录。

8、全宗卷定义

在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位组成、说明全宗历史的文件材料专卷，是档案馆（室）对全宗进行日常管理、保管人员掌握全宗情况不可缺少的材料。

三、档案价值鉴定工作

1、定义及其内容

定义：指档案馆按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项业务工作。

内容：制定档案保管期限表；具体分析档案的价值，依据档案保管期限表来划分和确定档案的保管期限；挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定组织工作。

2、档案价值鉴定工作的原则

从国家和人民的整体利益出发，用全面、历史、发展的观点，判定档案的价值。

3、分析档案价值的一般方法有哪些？

分析文件的内容：凡具有科学研究和实际查考价值的文件，就具有重要或较重要的价值，而反映一般事务性活动或内容重复的文件则价值不大。

分析文件的来源、时间和形式等。同类内容的文件，由于来源时间和形式等特点的不同，而具有不同的保存价值。

分析全宗和全宗群内档案的完整程度。保存完整时各类材料的价值率基本正常；不完整时，残存档案的保存价值相对提高，而且档案保存得越少，残余档案的保存价值越高。

4、档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久指无限期地长远保存，长期指保存16-50年，短期为15年以下。

5、销毁档案的方法

档案销毁清册经批准后，一般可将该档案送造纸厂作原料，也可自行销毁。为保守机密，严禁将需要销毁的档案做其它用途，更不允许出卖。无论用什么方法销毁，都要牌两个以上的专人监销，同时监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁的日期，并由监销人签字以示负责。

6、鉴定档案价值的基本方法是什么？ 是直接鉴定法，即通过直接审查档案来鉴定档案的价值。包括两层含义：一是要求鉴定工作人员根据鉴定档案价值的原则和标准，按照档案的实际情况直接判定价值，而不是只通过档案保管期限表来鉴定；一是要求鉴定工作人员逐件、逐页地审查档案，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名判定档案的价值。

7、档案保管期限表定义

是用表册形式列出档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

四、档案保管与保护工作

1、保管工作的内容有哪些？

档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节和主要手段。其内容主要包括：日常维护工作；实时保护措施；档案的修复；库房与设备的管理。

2、保管工作有什么要求？

保管工作人员要有强烈的事业心和高度的责任感（思想基础）；要为保管工作提供必要的物质条件；要分析和掌握造成档案毁损的原因（影响档案寿命的因素包括两个方面：一是档案制成材料和记录材料的质量，这是影响档案寿命的内因；二是档案的保管条件与方法，这是影响档案保管寿命的外因。）；以防为主，防治结合。

3、档案的保管条件

库房为档案的保管提供了最基本得物质条件。档案库房的特定用途要求它具有放潮湿、防高温、防虫鼠、防污染的条件，并且坚固安全。

五、档案统计工作

1、档案统计工作的定义与内容

定义：是以表册、数字的形势，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示出其发展过程、现象及其一般规律的一项档案业务工作。

内容：包括档案与档案工作的基本登记和综合统计研究两部分。具体来说，有档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况的登记，档案机构和人员、档案专业教育等情况的基本统计，其他专门统计等，几乎涉及档案、档案工作、档案事业管理的所有方面。档案统计工作内容的广泛性是区别于收集、整理、鉴定、保管及提供利用等业务工作的突出特点。

2、档案统计工作的要求

统计目的要明确；统计数据要准确、统计要保持连续性；统计工作要及时、要加强分析研究。

3、档案统计工作的方法

档案统计工作包括对档案和档案工作的统计调查、统计整理和统计分析这一完整的工作过程。通过统计调查，获得反映档案和档案工作有关特征的数据资料；通过统计整理，把这些反映个体特征的资料过度为反映整体特征的资料；对吼对整理过的系统资料进行分析研究，认识和把握档案和档案工作的状况与内在发展规律。

六、档案开发利用工作

1、档案检索含义

包括存储档案信息线索和利用检索工具查取所需档案的全部过程，包括存储与检索两个具体步骤。

2、档案编研工作概念

是以馆（室）藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容、满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一项专业工作。

3、大事记的定义

按照时间顺序简要记载一定时期发生的重大事件，能从纵的方面提供史实梗概，也可为查找档案提供线索。一般采取叙述式，其结构包括条目和时间两部分。

4、档案提供利用的要求

树立服务思想，端正服务态度，明确档案提供利用在档案工作中的地位和作用；做好基础工作，缓和档案信息的供求矛盾，提高档案利用服务的水平和效益；熟悉档案库藏，研究用户需求，提高利用服务能力；正确处理档案的利用与保密的关系，提高档案提供服务的政策理论水平。

5、档案提供利用的方式

通常有以下几种类型：以档案原件提供利用，如档案原件的阅览、外借；以档案复制件提供利用，如档案复制本的阅览，出版档案文件汇编，举办档案展览；综合档案内容编写书面资料提供利用，如编写档案参考资料。

档案提供利用的方式还有很多，档案部门应根据当代信息社会的需求和社会各方面的档案利用需要，采取适当的提供利用方式，积极开发档案信息资源。

第六章

文书与档案工作现代化

1、电子文件及其特点

电子文件是通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比它具有以下特点：

电子文件的读写方式有了革命性变化；电子文件的内容与载体的依附关系发生变化；电子文件的结构发生变化。

2、档案工作现代化的概念

指勇科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效益、经济效益和社会效益。也就是说，是在档案工作人员拥有现代化的观念与技能的前提下，运用科学化的组织和管理，采用现代科学技术，实现档案管理方法和管理手段的现代化。

3、档案工作现代化的内容

档案工作现代化不只是现代化技术的应用，二是包括技术、设备的现代化和管理工作的标准化、制度化、程序化两大方面。

4、新型档案材料包括哪些？

录音磁带、唱片、录影带、摄影照片、缩微胶片、计算机磁盘、关盘等。

5、照片档案的定义

是人们在社会实践活动形成的具有保存价值并按一定原则和方法整理、保管起来的各种照片，包括底片、照片和文字说明材料。第七章

文书、档案工作人员的职业道德与业务素养

1、社会主义职业道德的核心就是为人民服务，这是社会主义社会每个从业人员职业行为的处发点。

2、文书、档案工作的基本原则是什么？

保密；准确；迅速。

3、文书、档案工作者的职业道德包含的内容是什么？

强烈的事业心和责任感；遵守纪律，严守秘密；精明干练、主动负责；埋头苦干、严谨精细（它是文书档案工作人员职业的行为准则）；谦虚谨慎，平等待人。

4、文书、档案工作人员的业务素养有哪些？

具有较高的政策水平；具有较广的本部门、本行业的业务知识；具有较深的专业基础知识；较强的业务技能（文字综合处理能力，书写能力，速记能力，印制能力，校对能力，运用现代化办公设备的能力。）

第二篇：文书档案与管理范文

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。

第三篇：文书档案分类与整理

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文书档案分类与 整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——机构（问题）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号 责任者 文号 题 名

机构：办公室

日期 页数

备 注

档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档 案 盒 盒 脊

全宗号 年 度 保管期限

机构(问题 机构 问题)问题

起 止 件 号(室)室(馆)馆

盒号 备 考 表

盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。

整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月

日

九、排架

档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。

2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年

业务类

党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷

2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷

5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷

6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理(一)检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。

(二)卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全 宗 名 称）

（类 目 名 称）

（案卷标题）案卷标题）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号

全宗号 目录号 案卷号

1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限

个贷档案卷内目录 序号

文 件 题 名

职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它

件数 备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷为第 卷 件 页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位 年 度

案 卷 号 保管期限

参保管理档案卷内目录

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称

职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。

(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。

数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。

三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

讲课到此结束 谢谢！

第四篇：文书与档案教案

▲案例导入：

天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。到底如何处理文件？

请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。

▲讲授： §2-4 文书处理的程序

文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。

一、收文处理

收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。

（一）签收：

文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。如何签收：一清二查三签字。（详细讲授，具体内容见课件）

（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）

对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。

如何登记？总登记或分类登记（详见课件）

登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。

审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

（三）分送

分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。

过程：

1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；

2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；

（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。）

（四）传阅：

有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。

需要传阅的文件：（提醒学生注意哪些文件需要传阅）

a、文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；

b、来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。

（取几份学校的收文，提问学生哪些需要传阅？课堂讲述区别）

（五）拟办

对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。

拟办的意见是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。

提出的拟办意见要抓住中心，有针对性、考虑全面、切实可行，文字表述要简明精练。

（讲授此条时，提醒学生注意，担任文秘工作，尽快进入工作状态，熟悉单位各部门职责构成，以便提出更好的拟办意见。）

并不是所有文件都要拟办意见（引导学生灵活处理事项，举例子说明礼仪的恰当和适度）

需要拟办的文件范围：

ａ上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；

机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等；

ｂ下级机关主送给本机关的请求性文件；

ｃ平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；

ｄ其他需要贯彻和承办的文件。

取几份未办理的文件，提问让学生区分那些需要写拟办意见。拟办要求：科学合理、简明扼要。

（六）批办：（收文中最重要的程序）

领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。

单位负责人批办，注意批示要表态明朗、词义明确，并将批办内容写在《收文处理表》“批示意见”一栏内。

（七）承办：

贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。

（1）确认承办范围（2）按批办意见办理（3）及时快捷办理公文（4）依据规章办理公文（5）签注公文的承办结果

（八）催办（文件跟进，尤为注意）(1)电话催办。（电话记录）(2)信函催办。（信函底单）(3)催办卡催办。

(4)登门催办。（到访记录）(5)会议催办。（会议纪要）(6)简报催办。

注意，催办一定要留下记录。发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。

（九）注办 即文件处理结果。

（十）归档

及时归档。（授课时融入8S要求，“几案洁”）

▲小结：提问学生，前面讲述的案例中，如果你是秘书，你应该怎样去做呢？回忆本节课程学习的收文处理过程。

▲作业：编制收文处理流程表。

第五篇：文书与档案职责

（二）文书工作

文书工作是办公室工作的重要组成部分，文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务，组织公文运转，充分发挥公文的作用，为有效地推进工作服务。

学校文书工作的具体任务是：

第一，做好收文处理包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办；

第二，做好发文处理包括：拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作；

第三，做好文书管理包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括学校的各种会议记录。

（三）值班工作

学校办公室要做好值班的工作。负责安排值班、值班检查、值班统计；每天查看值班记录，了解值班情况，发现问题及时反馈；做好值班人员的管理和值班室的管理工作。

（四）会务工作

会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。

搞好会务工作的关键是：

1、会前要做好充分准备:这是保证会议开好的前提，包括（1）安排议题（2）确定会名、会期、会址（3）准备会议文件（4）提名与会人员（5）编辑与会人员名单（6）确定会议议程（7）制定会议通知（8）选择、布置会场及安排座位、座次。

2、会中严密组织：主要工作有（1）签到（2）文档的印制分发（3）安排发言（4）会议记录（5）会议纪要与编发简报（6）生活保障与安全。

3、会后要妥善处理好有关事宜：主要有（1）会议总结（2）文件处理（3）会议决议的贯彻落实（4）其它事务性处理。

做好会务工作要遵循以下原则：

1、要做好充分准备；

2、要进行周密安排；

3、要做好周到服务；

4、要协调好各方面关系。

（五）档案工作

学校档案工作就是用科学的原则和方法管理学校档案，为学校各项工作服务。学校档案工作的基本任务是：

1、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规，组织有关人员学习档案知识，总结经验。

2、制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

3、负责收集、整理、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。

4、做好档案的编研和开发利用工作。

5、指导学校各科室有关人员做好文件资料的形成、积累、立卷、归档和利用工作。