第一篇：办公设施及用品管理规定

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

草拟人：

审核人：

批准人：

1目的与适用范围

1.1目的：规范办公设施及用品的管理，保证办公设施及用品的合理使用，避免浪费。

1.2适用范围：适用于公司办公设施及用品的管理

2.职责

——各部门

例行接约的原则，确保办公用品及设施得到合理的使用；

爱护办公用品及设施，确保办公用品及设施的完好。——行政部

负责办公用品（除电脑及其相关配件外）的采购管理`、负责办公设施的维护、保养、建档等管理工作 ——五金仓

负责车间用品的保管、建帐管理

1.工作要点：

3.1办公设施的管理

3.1.1设施指用于各部门日常行政办公的设施、设备，如传真机、复印机、打印机、空调、电话、电脑、计算机、办公桌椅等；

3.1.2办公设施归属固定资产的，按《固定资产管理制度》进行管理。3.1.3办公设施归属低值易耗品的，按《低值易耗品管理制度》进行管理 3.1.4办公设施除电脑外，由行政部统一负责监督、检查、保养及维修。

3.1.5各有关部门的办公设施（除电脑设备外）应在部门内部指派专人管理，需要维修或换件时，应先通知行政部，由行政部统一通知各设施维修的负责部门或组织外协维修及购买配件，各部门不得擅自请人维修或购买配件，否则，所有费用将纳入该部门费用。

3.2办公用品的管理

3.2.1办公用品指日常办公室所使用的消耗性物资，如纸张、磁盘、复印纸、打印纸、色带、墨盒、复写纸、便条纸、笔记本等；

3.2.2行政部在阅览室设置办公用品存放区，对办公用品进行统一管理； 3.2.3办公用品采购

3.2.3.1日常需配备一定库存的公共用品如纸张、文具等，由行政部根据库存情况填写“物资购买计划报告单”，报总经办审批后购买。3.2.3.2非公共用品或即买即领用的用品由所需部门填写“物资购买计划报告单”，管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

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经部门经理批准，包总经办主任审核后由行政部统一购买。

3.2.3.3行政部购买办公用品应统一根据计划进行采购，物资到厂后，采购物资若为公共用品，行政部应通知总经办进行验收，总经办确认后入库。采购物资若为非公共用品或即买即领用的，也由行政部通知总经办进行验收，若该物品为特殊要求物资，行政部应通知申请部门与总经办进行共同验收，并共同签名确认。

3.2.3.4物资采购完毕后，行政部应及时向供应方索取发票（发票应由总经办确认）。行政部应在每月月底对发票进行整理，连同购买计划一起交总经办主任审核后，报主管总经理审批。

3.2.3.5办公用品原则上由行政部统一购买。由与当地各种原因行政部需委托其他部门购买时，受委托部门应根据审批后的“购物计划单”进行购买，购买后交行政部处理。具体验收也执行3.2.3.3

3.1.3办公用品领用

3.3.3.1公共用品或库存物资由各部门根据计划配额填写《领料单》经部门经理批准后到行政部领用，行政部做好领用登记。配额由行政部提议、总经办审批确定。超定额或非超定额物资的领用必须由申请部门填写报总经办主任审批后方可到行政部领用。

3.3.3.2非公共用品或即买即领用的物品，由申请部门根据审批计划填写《领料单》经部门经理后，报总经办主任审批后领用。

3.3.4办公用品帐目管理

3.3.4.1行政部应对办公室物品进行建帐，做好购买、领用、结存的统计汇总，月末交部门经理确认后，报总经办主任审核。

3.4.办公用品报废处理

3.4.1.对需要报废的库存办公用品，由行政部作出申请，报总经办主任审批。

3.5车间用品管理

3.5.1属于生产车间使用的日常消耗性物资（如碎步、记号笔、手套表格等）由生产部统一采购。

3.5.2车间用品统一放在五金仓。

3.5.3生产部根据库存情况及需要情况填写“物资购买计划报告单”，交生产副总经理

审批后采购。

3.5.4物资采购到仓，五金仓根据“物资购买计划报告单”，验收确认。

3.5.5采购员应及时向供应方索取发票，经五金仓签名确认后交生产副总助理审

管理性工作文件

办公设施及用品管理规定

文件编号： YL/GG/F/002/04

版本号：A/2

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审核人：

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核后，报主管总经理。

3.5.6车间人员领用物资时，应填写《领料单》经部门经理批准后到五金仓领用。3.5.7五金仓应对车间用品进行建帐，做好购买、领用、结存的统计汇总，月末报部门经理、生产副总助理审核。

3.5.8车间用品需报废的，由五金仓作申请，经部门净理确认后，报生产副总助理审核批准。

3.6关于建帐的问题

3.6.1办公用品以及车间日常消耗性用品的帐目（包括采购计划、出入帐、总帐等）不要求输入ERP系统，做手工或EXCEL帐即可。

4.相关文件

无

5.相关记录

5．1 《物资购买计划报告单》 5．2 YL/JL/G/126/98领料单

文件编写部门：总经办 文件归口部门：行政部

文件发布日期： 文件实施日期：

第二篇：办公及会务用品管理规定

办公及会务用品管理规定

1、目的为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本规定。

2、适用范围

公司各部门及分公司办公用品的申购、使用和管理工作。

3、权责

3.1行政部负责公司办公用品的管理、维修、保管、发放工作。

3.2采购部负责办公用品的比价采购工作。

3.3仓储室负责办公用品的验收工作。

4、内容及程序

4.1办公用品的分类

办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，其他为消耗性办公用品。同时遵守公司固定资产管理制度中界定的物品种类。

4.2申购程序

4.2.1一般程序

各部门在每季度的最后一个月15日前上报办公用品申购表（见附件表一）——行政部汇总——总经理审批——采购部采购——仓储室辅材库验收——行政部发放。

4.2.2特殊程序

急用的办公用品申购：填写《办公物品申请表》且在备注栏内注明急需申购的原因——部门负责人审核——辅材仓库管理员确认库存无可用或可替代的物品——行政部备案登记——总经理批准——采购部实施采购——仓储室辅材库验收入库——申请单位领取。

4.3管理原则

个人办公用品实行“谁使用、谁负责、谁管理”的原则，公用办公用用品实行“专人管理、集体负责”的原则。

4.4办公用品的使用

4.4.1使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

4.4.2办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

4.4.3爱惜办公设备，遵守操作规程，下班后及时关闭点源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4.4.4对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应赔偿责任。

4.5维修

4.5.1电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向行政部提出维修申请，行政部进行相

应的维修或委托外部维修，填写《办公用品维修记录单》（附表2）。

4.5.2办公用品损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，由使用部门填写《办公用品报废凭证》（附表3），经财务部确认、总经理批准后进行报废处理。

4.6其他规定

4.6.1办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。

4.6.2领取接待客户用品（如茶叶、咖啡、纸杯、矿泉水、纸巾等）时应由接待承办部门或接收此物人员在《办公物品签领表》（附表

4）上登记签字后方可领取。

5、附件

附表1：《办公物品申请表》

附表2：《办公用品维修记录单》

附表3：《办公用品报废凭证》

附表4：《办公物品签领表》

第三篇：公司办公设施管理规定

公司办公设施管理规定

第一节 办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备包括电脑、打印机、复印件、电话、传真机、服务器、空调、软件等物品。

办公家具包括办公桌椅、会议桌椅、文件柜、沙发、茶几等物品。

二、办公设施采购

1、办公设施的采购，由办公室统一购买。由各部门提出购买需求，提交办公室汇总并编制办公设施购置计划和预算，经分管经理复核、总经理同意后归口办公室购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由。

2、购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时，必须按招标方式进行。

三、办公设施的管理

1、办公设施实行编号管理，由办公室会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司简称 + 分类符号+ 代码。

①办公设备编号（TJ-OE-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器，电话，传真机等物品）。

②办公家具编号（TJ-OF-XXX；包括：办公桌椅，沙发、茶几、文件柜等物品）。

四、办公设施的异动管理

1、办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经办公室与财务部会审，由分管经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

2、办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报分管经理批准,报办公室。

3、按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

4、涉及办理产权登记的办公设施，由办公室负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，报分管经理批准。

六、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

七、办公室与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15 日前，将办公设施清理情况报分管经理，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理

一、日常管理

1、公司办公电脑的安装、调试、维护、管理由公司办公室指定专人负责。

2、业务电脑由各业务使用人负责保管。

二、使用需求申请

1、硬件需求由使用人所在部门提出申请，费用在 1000 元以下报分管经理批准，1000 元以上报总经理批准。

2、软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送办公室做出方案，由分管经理审核，报总经理批准。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

1、公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

2、尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

3、上班时间不得在电脑上玩游戏，未经科室负责人批准，不得将外来盘插入电脑使用。

4、个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。

第三节 复印机管理

1、各科室复印机由各科室负责人管理。

2、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

3、复印资料注意节约纸张，避免浪费。

4、禁止复印与公司业务无关的资料、严禁外来人员在科室复印材料，特殊情况到行政办公室复印并予以收费，A4纸张每张1.00元

第四节 传真机管理

1、传真机由办公室负责管理，并指定专人负责公司传真接收。

2、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在办公室进行编号、登记,重要传真件须复印一份在办公室存档, 原件由办公室及时通知有关部门或个人领取。

3、无关人员不准擅自翻阅甚至取拿传真件。

4、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。

5、传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机）：涂改液未干或稿件有涂层； 稿件有皱纹、折缝或严重卷曲； 破裂的稿件或稿件过厚； 炭纸或背面有炭的稿件。

第五节、公司电话管理规定

1、本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。除极其特殊情况下。

2、为发挥电话最大效能，节省开支，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。

3、电话由办公室统筹管理，使用则由各部门主管负责监督。

4、电话使用须知：把握时间，注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须经部门主管允许。

5、因业务需拨打长途电话应做好电话记录，严禁打私人长途电话。违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处50-100元罚款。

6、接听外线电话的标准用语为：“您好，！对方告之找某人时，说：“请稍等！”如不在，说：“他不在，有事我可转告或请稍后再打！”等视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。

第四篇：公司办公设施管理规定

第一节办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。办公家具：包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

二、办公设施采购

（一）办公设施的采购，由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一购买需求，提交行政部汇总并编制下一办公设施购置计划和预算，经财务部复核、总经理审核后，报董事会审议。

（二）根据办公设施购置计划，由使用部门提出书面报告，经综合行政部与财务部会审，报总经理批准后，归口行政部购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报董事会批准后实施。

（三）购置、建造单项价值在5万元以上或总价值在20万元以上办公设施时，必须按招标方式进行，并报董事会备案。

三、办公设施的管理

（一）办公设施编号

1、办公设施实行编号管理，由行政部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识 分类符号 计算机代码。

①办公设备编号（****-YP-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。

②办公家具编号（****-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台,文件柜等物品）。

（二）办公设施标牌制作

1、定制统一的办公设施牌，标牌的内容包括：公司英文标识 分类符号 计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴，由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

（一）办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经行政部与财务部会审，由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政部与财务部会审，报总经理批准后实施。

（三）按规定程序发生的办公设施异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

（四）涉及办理产权登记的办公设施，由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，经行政部与财务部会审，500元以下维修费用，报副总经理批准；500元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将办公设施清理情况专题报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节电脑管理

一、日常管理

（一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

（二）公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

（一）硬件需求由使用人所在部门提出申请，送行政部做出计划，综合行政部经理审核，费用在500元以下报财务经理批准，500元以上报总经理批准。

（二）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送行政部做出方案，由行政部经理审核，费用在3000元以下由报总经理批准，费用在3000元以上报董事会备案。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

（一）公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

（二）尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

（三）不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来盘插入电脑使用。

（四）个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，凡机密文件出差时用软盘（或其他存储器）存储，并妥善保管。

（五）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。

第三节复印机管理

一、复印机机统一由行政部负责管理。

二、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

三、复

印资料注意节约纸张，避免浪费。

第四节传真机管理

一、传真机统一由行政部负责管理，并指定专人负责公司传真接收。

二、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在行政部进行编号、登记,重要传真件须复印一份在行政部存档,原件由行政部及时通知有关部门或个人领取。

三、每一份发出的传真件都要按发出的部门或个人在行政部

进行编号、登记后才能发出，重要传真件须复印一份交行政部存档。

四、严禁使用传真机打电话。

五、无关人员无故不要进入传真区域,更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。

六、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。

七、传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机）

1、涂改液未干或稿件有涂层；

2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；

3、破裂的稿件或稿件过厚；

4、炭纸或背面有炭的稿件。

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第五篇：公司办公设施管理规定

第一节 办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。

办公家具：包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

二、办公设施采购

（一）办公设施的采购，由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一购买需求，提交行政部汇总并编制下一办公设施购置计划和预算，经财务部复核、总经理审核后，报董事会审议。

（二）根据办公设施购置计划，由使用部门提出书面报告，经综合行政部与财务部会审，报总经理批准后，归口行政部购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报董事会批准后实施。

（三）购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时，必须按招标方式进行，并报董事会备案。

三、办公设施的管理

（一）办公设施编号

1、办公设施实行编号管理，由行政部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

①办公设备编号（****-Yp-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。

②办公家具编号（****-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台, 文件柜等物品）。

（二）办公设施标牌制作

1、定制统一的办公设施牌，标牌的内容包括：公司英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴，由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

（一）办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经行政部与财务部会审，由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政部与财务部会审，报总经理批准后实施。

（三）按规定程序发生的办公设施异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

（四）涉及办理产权登记的办公设施，由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，经行政部与财务部会审，500 元以下维修费用，报副总经理批准； 500 元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15 日前，将办公设施清理情况专题报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理

一、日常管理

（一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

（二）公司电脑由各使用人负责保管。

二、使用需求申请

（一）硬件需求由使用人所在部门提出申请，送行政部做出计划，综合行政部经理审核，费用在 500 元以下报财务经理批准，500 元以上报总经理批准。

（二）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送行政部做出方案，由行政部经理审核，费用在3000 元以下由报总经理批准，费用在3000 元以上报董事会备案。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

（一）公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

（二）尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

（三）不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来盘插入电脑使用。

（四）个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，凡机密文件出差时用软盘（或其他存储器）存储，并妥善保管。

（五）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。

第三节 复印机管理

一、复印机机统一由行政部负责管理。

二、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

三、复印资料注意节约纸张，避免浪费。

第四节 传真机管理

一、传真机统一由行政部负责管理，并指定专人负责公司传真接收。

二、每一份收到的传真件都要按接收的部门或